INTRODUCTION RESULTS 営業・設計・監督の業務プロセス改善による生産性向上

■ 住宅メーカー事例
この会社では、事業の成長とともに、トラブルやお客様からのクレームが増えていました。状況を確認しても、コミュニケーション不足による連携ミスに見え、お互いに注意してコミュニケーションを取るというアクション設定にとどまり、改善が進んでいませんでした。

成功要因

1. 業務のQCDを明確にし、業務プロセスを明確化
2. 重点プロセスの業務の開始条件と終了条件を整理
3. 工数シミュレーションでボトルネックを明確にし対策実施

1.　業務のQCDを明確にし、業務プロセスを明確化

業務連携で発生する問題は、後工程が求めるレベル「 QCD　( Quolity )：品質 , C( Cost )：コスト , D( Delivery )：納期 」に基づいて、前工程が業務を行えていない事です。何より、前工程がそのことに気づけていないことが一番大きな問題です。
改善のためには、いつまでに次の工程に資料を渡して十分に確認する時間をとれるようにするとか、いつまでに仕様を決めることで、後工程で無駄な発注のやり直しが発生しないようにするなど、QCDを明確にすることが非常に大切になります。

2.　重点プロセスの業務の開始条件と終了条件を整理

①の中でも特に重要なプロセスにおいては、業務を開始する条件と、その業務が完了したときの終了条件を明確にします。
そうすることで、その重要なプロセスを通過する上での準備ができ、またそのプロセスがしっかりと終了できたか後で振返ることができます。
このプロジェクトでは、確認申請を行う際に、どのレベルまで施主と今後の修正可能性について合意を行うかや、施主、設計、監督での3者面談を着工何日前までには行うかなどを確定させていきました。結果として、業務プロセスを推進する上でのメリハリができ、忙しい中でも、しっかりと管理が行われるようになりました。

3.　工数シミュレーションでボトルネックを明確にし対策実施

業務のQCDを明確にしていくと、各業務の想定工数が見えてきます。想定工数がわかると、今後の業務量の増加に伴い、どの役割に負担が多くかかり、人員不足になるかを検討できるようになります。
単に〇〇部署が大変だからということだけだと、なかなか現場で業務調整して役割を見直すという意思決定は難しいのです。その為、状況を客観的に示しつつ、役割を見直していくことが、結果として全体の生産性向上につながります。

この住宅メーカーでは、受注量が増加する中でも、会議を減らし、メンバーが以前より1時間～2時間早くかえっても、クレームやミスを減少させることができました。