COLUMN コラム

普段の業務とナレッジマネジメントを連動させるITツール（Confluence）を紹介します。

ITツール（Confluence）

1-1.　どの業務とナレッジ共有を連動させるか

ナレッジマネジメントにおいては、「情報を出す側」と「情報を受け取る側」の情報を踏まえた取り組みが大切です。
情報を出す側は、情報を出す上での負担を、情報を受け取る側は、必要な情報があると認識して検索でき、活用する上での負担がある為です。

情報をデジタル化するには多くの場合、「入力」が必要です。情報を受け取る側がその情報を踏まえて判断するには、ある程度の情報の精度が必要になります。

経営者側が、入力された情報を読みとって判断すべき情報と、現場が顧客と向き合って得た情報を入力する整合性が高ければ高いほど成果が出ます。

しかし、これがなかなか難しいと感じています。SFAを全国拠点に導入するプロジェクトに関わることもありますが、経営者側が必要としている情報によって、現場の営業が成果を出せるように人材育成が必要になるなど、単にシステムを導入するだけではなく、システムに業務フローなどを合致させていく必要が出てきます。

様々な業務がシステム上でなされるようになれば、その情報を閲覧できる権限設定が非常に大切になり、情報を共有できる部分がかなり広がります。
その点で今回紹介するConfluenceは汎用性が高く、目の前の業務と、情報共有を同時に実現しているツールと言えます。

1-2.　Confluenceの特徴

非常に汎用性が高いので、ここだけで魅力を説明しきれませんが、4つの特徴を紹介します。

①　アジェンダ設計の自由度とタスク管理

アジェンダ設計はかなり自由度が高く設計できます。また、自由にタスクが作れ、それが複数のプロジェクトで横串をさして管理ができるため、会議が非常に多く存在し、その進捗管理が問題となっている場合は、かなり力を発揮してくれます。
外部への機能提供が課題となっていましたが、2020年12月現在で近日公開で、プレミアム会員から利用可能とあり、期待ができます。

②　資料の更新や履歴が残る

プロジェクトで活用している、パワーポイントなどの資料に関して更新履歴が残ります。また、添付ファイルの中身まで検索できる高い検索機能がありますので、プロジェクト横断的にノウハウの共有を進める事ができます。

③　社内ページの閲覧状況の確認

連絡事項や情報伝達などの場合、相手がその内容を閲覧したかどうか非常に重要になります。Confluenceでは閲覧状況を管理することができ、メンバーが資料を確認できたかどうかもフォローできます。

④　自由度の高いセキュリティ設定

権限設定が細かいレベルまで設定でき、社内で共有する情報、チームで共有する情報などしっかりと区分して活用することができます。
外部システムとの連動もできますので、Confluence上で業務を管理し、必要な情報が自然と共有できる状態にすることができます。

1-3.　Confluenceを活用する上での問題点

Confluenceは非常に便利なツールですが、そのシステムを活用する上では、活用する側の教育が必要になります。

私自身、クライアントが活用しており、非常に便利なツールと感じて活用しようとチャレンジしたことがあります。ある程度の機能は、クライアントに教えてもらいながら活用できましたが、実際に自社に持ち帰ろうとした時には、クラウドサービスでは難しく、オンプレミスのサービス利用（ある程度教育を行ってもらえる）を検討しました。

導入チームの習得はもちろん、全体展開にもコストがかかってきます。定着するまで、フォローする覚悟が必要になるツールですので、教育コストもしっかりと読み込んで導入する必要があります。