COLUMN コラム

「探す」から「共有・活用する」へのステップアップを実現するBizAntennaを紹介します。

ITツール（BizAntenna）

1-1.　ナレッジマネジメントのポイント

情報共有の重要性は、優れた事例を共有できれば成果の拡大が期待でき、若手社員にやり方や方法を共有することで人材育成が進みます。また、最近では、ベテラン社員の定年を目前にノウハウをどう継承していくかが重要なテーマになっています。この点において、情報共有の重要性を疑う人はいません。

その情報共有ですが、以前は書類をデータ化したり、データ化した情報を探し出せるようにすることがテーマとなっていました。しかし、その方法ではなかなかナレッジの共有が進まないということが分っています。
ナレッジ共有の壁を乗り越えるために様々な工夫を行われているツールが、本コラムで紹介する「Accela BizAntenna」です。

1-2.　ナレッジ共有は何故進まないのか

以前は、情報の蓄積はファイルサーバや、文書管理システムなどで管理していました。また、部門ごとで異なったデータベースで管理するなど、様々な場所にファイルがありました。そのため現場では、データは蓄積できて整理できるけど探せない、探せないから活用できないことが生じていました。

そういった様々なデータベースを探せるようにしたサービスが、エンタープライズサーチです。非常に優れた性能があり、特許の検索など、高い検索性が求められるサービスなどにも活用されています。
ところが、エンタープライズサーチの会社がある壁にぶつかります。情報が探せない場合についてアンケートを採ったところ、「検索ワード」が思いつかないという内容だったのです。

他にも検索出来るようにしたけれど、どのタイミングで検索するのかが人によって異なるなど、システムの問題というよりは、情報を活用する側の問題も上がってきました。課題が「情報を蓄積して探す」というフェーズから、「情報を共有して活用する」というフェーズに移っていったのです。

1-3.　Accela BizAntennaの特徴

BizAntennaはいくつもの特徴がありますが、ナレッジの共有・活用を促す4つの工夫をご紹介します。

①　高い検索性能

BizAntennaを提供するアクセラテクノロジ社は、エンタープライズサーチでトップクラスの実績を誇る会社です。PDF・映像の中のテキストデータ・コメントも拾い上げることができる高い検索機能を持っています。

②　幅広いタグやビューから探せる「ドリルダウンナビ」

「検索ワードが思いつかない」という状態を解決するために、キーワードをクリックするだけで、欲しい情報に行きつく事ができます。

③　職種に応じた検索ワードの設定ノウハウ（業務フローに即したナレッジ共有）

タグの設定やビューの設定も、営業・設計・メンテナンス部署など、様々な職種の業務フローの特徴を踏まえて設定するノウハウを持っています。そのため、どのタイミングでどのように情報を活用するのかという点においても、その活用性を高める工夫があります。

④　双方向性を重視したコメント機能

ナレッジ共有のためには、共有した後のフィードバックが組織風土面でも非常に大切になりますが、双方向コミュニケーションができる工夫がなされています。

1-4.　ナレッジマネジメント上のポイント

1-3でBizAntennaが工夫しているように、ナレッジマネジメントのポイントは、「共通言語」と「業務フロー」が非常に大切になります。社内の仕組みを考える際に、そういった視点も是非検討されると良いでしょう。