COLUMN コラム

部下が管理帳票を更新できないという問題は、管理職であればだれもがぶつかるテーマです。今回はそのテーマを掘り下げてみます。

管理帳票を更新する

1-1.　簡単な入力業務ができない部下が多すぎる

「フォーマットを共有しておいたから、更新しておいて」と依頼していたのに、残念ながら、やれない部下は本当に多いです。むしろ、それで更新できる部下というのは、優秀なのではと感じくらいです。管理職側からすると、フォーマットの更新くらい誰でもできると考える部分なので、「目的（重要性）を伝えたのに、何故こんな簡単なことが徹底できないのか」と感じた方も多いのではないでしょうか？

管理帳票を活用したマネジメントの基本は、「出来ていることと出来ていないことを明示して、効果的な意思決定ができるようにすること」ですから、更新する部下としない部下がいたり、更新にバラツキがある部下がいたりすると、その管理帳票の意味がなくなってしまいます。やる気がない部下がいることで、管理帳票の質が下がり、効果的な活用ができなくなってしまうのは、避けるべきです。

確かに、管理帳票の更新は部下の仕事のためではなく、管理職の仕事のための内容です。部下としては重要性が感じづらいのは分かります。しかし、報告は通常の社会人であれば当たり前の業務であり、仕事のはずです。

管理帳票において実現する「状況把握」は、適切な意思決定につながります。その状況把握するのは、会議や直接面談する中で確認するよりも、事前準備としてやっておいた方が、会議の時間の圧縮につながります。直接の上司には口頭で報告した方が、効果的で楽であっても、その情報は上司だけが必要としているわけではなく、上司の上司や、会社が必要としている情報ですので、管理帳票に入力したり、システムに更新したりするのは、業務として重要なのです。それなのに、「上司には口頭で報告していますから」という部下や、「部下が重要性にきづいてくれない」と嘆く上司に出会うと、そこから伝えないといけないのかと感じてしまいます。

何故、そうなるのか要因を考えてみましょう。

1-2.　部下が管理帳票を更新できない理由

考えられる要因としては、以下のような点が考えられます。

• 部下の優先順位が低い（重要性が伝わっていない）
• 働き方改革で時間が足りない
• 入力方法が分からない
• 一匹狼の組織風土になっている
• 様々な報告資料でうんざりしている
• 上司にやらせきる力がない

もちろん、依頼するその管理帳票自体が形式的になっており、本当に時間をかけて作成する必要があるのか疑わしい物もあるでしょう。とはいえ、本来やるべき業務が指摘されないからと流す（やらない）癖をつけるのは、絶対に避けるべきです。言われないとやらない文化ができあがってしまいます。

上記のようなやれない理由を踏まえつつ、やらせきる上で必要な内容はどういったことが考えられるでしょうか。

1-3.　更新させる対策①　時間・タイミングを決める

業務の優先順位を部下に任せるとぶれてしまうのであれば、仕組みとして、業務の優先順位をあげるということが考えられます。それによって、部下個々人の業務の柔軟性は低くなりますが、徹底という観点から考えると、柔軟性が多少犠牲になっても仕方がありません。たとえば、管理帳票を貼りだしてオープンボードにしている組織では、営業先から帰るとオープンボードを更新してから席に座るというルールを設けたり、Salesforceを活用している組織では、木曜日の16時に全員入力の時間をもったりということが考えられます。

1-4.　更新させる対策②　定例会議を設定する

それでもやれないなら、定例会議を持ってしまうのも手です。会議時間は増えてしまいますが、定例会議は、施策の実行において非常に強力なツールです。強力なので、ついつい使いすぎて会議が増えてしまいまうのが難点ですが、管理職のマネジメントレベルがそこまで高くなかったり、チームメンバーの意識や仕事の仕方のレベルが低かったりする場合は、その対策を別途考える難易度よりも、まずは定例会議を設定して確認する場面を作ってしまうというのも手です。

1-5.　管理帳票をやらせ切るのか、そもそもやめてしまうのか

上記以外にも、管理帳票の重要性を伝える、更新できている人とできていない人を明示するなどいくつか考えられます。王道としては、管理帳票の意味合いを正しく伝えて、成果を出し、メンバーが自主的に更新できるよう仕事の仕方を整えていくことです。

一方で、中途半端な管理帳票ほど、組織にマイナスの影響がでてしまいます。やらせきるのか、やらせきれないのなら、そもそもやらないのか。やらせきるのであれば、やれるようにマネジメントにしっかりと時間を投下すべきであり、そのコストにみあうだけの効果が期待できないのであれば、やめてしまう。そういった姿勢で、改めて、皆様の管理帳票による情報共有、報告のあり方を考えてみることをお勧めします。