COLUMN コラム

細かいことは報告しなくていいよといってしまうと、細かいかどうかの判断を部下に任せ、報告があがらない原因をつくってしまいかねません。そのようにならないように報告を「当たり前に」する話をします。

報告を「当たり前」に

1-1.　「終了したことを報告して初めて業務が終わる」

まず、報告が完了して業務が終了するということを原則にしましょう。
当たり前に聞こえるかもしれませんが、「業務が終了したことを報告する」のではなく、「終了したことを報告して初めて業務が終わる」とすることで、報告が付加的なものではなく、報告があるのが大原則になるのです。

若手は、聞かれたら「やりましたよ」と答えるので十分と考えていたり、忙しい上司に対して報告するのは気が引けていたり、さらには、「報告する」と上司に対して自慢しているみたいでいやだという変わった若手まで、報告をしない理由はいくらでもできてしまうのです。

そのため、報告はしてもしなくてもよいものではなく、この際、報告は必ずすべきものにしてしまいましょう。ただ、そうなると、細かいことも報告であふれてしまうのではと思うかもしれませんが、現在は、SLACKもあれば、メールもあり、SMS（ショートメッセージサービス）もありますので、短いテキストで完了報告ができるようになっていますので、それほど、気になりません。

上司に「あれ、どうなった」と聞かれたら問題だというくらい、認識を変革させるところから行いましょう。

1-2.　細かい「中間報告」で信頼関係を作る

「あれ、どうなった」と言われないようにする上で、大切なのが、「中間報告」です。少し長い業務になると、終わってから報告では、先に上司から「あれ、どうなった」と言われてしまいます。そこで中間報告が大切になります。では、どの頻度が良いのでしょうか？これも、基本的には、過剰だと感じるくらいでちょうどよいでしょう。その分、毎回の報告のテキストの量を減らします。場合によっては、まだ、着手していなくても、しっかりとタスクを受け取って動こうとしていますよという中間報告を入れていく。

上司は、自分が知りたいだけではなく、上司の上司や、上司のクライアントから問い合わせがあったときに、こたえられる状態を作る必要があります。また、相手から状況を確認された際に、状況を把握していると伝わることで、上司の上司や、上司のクライアントに安心感を伝えることができます。それくらい細目な報告は、信頼関係を作るうえで効果があります。営業力があったり、サービス力が高かったりする上司ほど、その点を重要に考えていますので、クライアントとのコミュニケーションの頻度（報告の頻度）は高く、その分、部下からの報告頻度の少なさは、敏感に察知してしまいます。

細かい中間報告を心掛けるようにしましょう。

1-3.　上司が背中で「報告」を見せる

報告を「当たり前に」しようとしたときに、注意点があります。仮に「当たり前」だと認識できたとしても、部下は、報告のタイミングや、報告の仕方がわかりません。わからないまま、報告できずにいて、上司から指摘をしないと、報告は指摘がされる頻度におさまってしまいます。そのため、上司が報告する姿をみせてあげたり、部下に対して、情報共有という意味合いも含めて報告をしてあげたりと、部下に背中を見せることを意識しましょう。少なくとも、上司が進捗報告をするときには、部下も報告をできるようになります。そのうちに、報告が「当たり前」の認識や習慣がつけられるようになります。

一つ一つの業務をしっかりと報告で終わらせる。そうすることで、業務をしっかりとスタートし終了させる癖付けにもなります。