COLUMN コラム

タスクの優先順位付けをするためにも、常にタスクの棚卸をおこない、自分の状況を見える化しておくことが大切です。タスクの優先順位づけをする上でのポイントを紹介します。

タスク管理の極意

1-1.　優秀な人ほど仕事が集まるので、複数タスクの管理能力が重要になる

「タスク管理が適切にできるかどうか」優秀な人材かそうでない人材かを分ける大切なポイントですので、改めて確認します。

優秀な人材であるほど、仕事が集まります。仕事が集まるということは、タスクの量も通常の人より多く管理することになります。

もちろん、タスク管理には自分が行うタスクだけでなく、他の人への依頼や、任せたりするタスクも含まれるため、責任領域が広い人ほど多くのタスクを管理しているでしょう。適切にタスクの優先順位がつけられ、効果的に管理できればと考える方も多いのではと思います。

タスク管理は、幅広いテーマですので、その中でも今回はタスクの優先順位付けの内容を取り上げます。

1-2.　タスク管理の優先順位付けには、その判断に上司を巻き込む

タスクの優先順位付けは非常に大切なことです。タスクには、今日やるべきでないもの、そもそもやるべきでないもの、やらないとするものも含まれてきますので、タスクの優先順位の判断は、仕事の生産性で大きな位置付けです。

優先順位を付けるには、仕事の納期や重要度の判断が大切になります。そこで問題となるのは、納期や重要度の判断が決して自分だけでは決められないことです。優先順位が低い仕事と感じても、上司がすぐにやるようにという指示をしてきたら、断るというのは非常に大変です。やる、やらないは自分が決められる問題ではないと感じる方も多いのではないでしょうか。その為、タスク管理の優先順位においては、その重要度の判断、優先順位の判断に関わってくる上司を巻き込むことが大切になります。

まとめますと、生産性の高い仕事をするには、タスクの優先順位付けが大切であり、そのタスクの優先順位付けを行うには上司を巻き込むことが大切なのです。

1-3.　上司をタスクの優先順位付けに巻き込む方法

どうすれば上司をタスクの優先順位付けに巻き込めるでしょうか。それには、現状のタスク状況とキャパ状況がしっかりと整理されている事が大切です。

上司からタスクが来た時に「現在、◯◯ の仕事と □□ の仕事がありますが、今頂いたタスクとどれを優先すればよろしいでしょうか」と言える状態を作ることが大切です。

このようにタスクの優先順位を相談できる状態、もしくは、相談することで新しいタスクを場合によっては断れる状態を作っておけるかどうか。これが、タスク管理において非常に大切なことになります。入り口でコントロールすることが大切なのです。

とはいえ、優先順位を相談しようとしても、上司も部下のすべてのタスクを把握していないことが多いです。その為、上司から新しいタスクを依頼された時に、現状のキャパ状況を適切に伝えられる状態にしておくこと、それが大切になります。

依頼があった時に、やれるかどうか判断して返答しますと言えるほど、関係性が強ければ良いのですが、なかなかそんなことは言えない人も多いのではないでしょうか？

1-4.　タスクの棚卸を行い、事前に共有しておく

では、現状のキャパ状況を明確にするにはどうすれば良いでしょうか。それには「タスクの棚卸し」がしっかりと出来るようにすることが必要です。棚卸しとは具体的にどのように行うか考えてみます。

タスクは、自分が指示を受けたものだけではありません。お客様や、プロジェクト、社内の他の部門、同僚、場合によってはプライベート（家族など）の状況から発生するタスクもあります。言われて設定するものもあれば、成果を出すために自ら設定するものもあります。そういったものをしっかりと棚卸しし、今週、来週のスケジュールをしっかりと組んでおくこと。これが大切です。

場合によっては、そうやって設定した動きを、事前に上司や同僚に提示しておくことで、指示を受けた時に優先順位を相談するだけでなく、その手前の上司や同僚の指示を出すかどうかの判断に影響を与えることもできます。

仕事の特性によりますが、週1回〜2回程度はタスクを棚卸しし、自分のスケジュールの埋まり具合を整理することは非常に効果的です。生産性の高い仕事にはタスクの優先順位がしっかりと付けられていることが大切ですが、そのためには、上司を優先順位付けの判断に巻き込めるようにしておくことがポイントです。そのように上司を巻き込む為にも、タスクの棚卸しを行っておくことをお勧めします。