COLUMN コラム

決定事項の確認には、決定事項と納期の確認だけではなく、確認者や確認場面の設定も行う事で、着実に決定事項を推進できます。

マネジメントサイクル

1-1.　会議で議題に上がった重要事項について、その後部下からの報告が上がってこない……

会社のマネージャーとならば、誰もが一度はこのような経験をしたことがあると思います。会議とは重要懸案事項を検討し、何らかの意思決定をする場所のはずです。その決定事項を実行に移せないようでは、会議の意味が全くありません。それにもかかわらず、往々にして部下からその後の音沙汰がなくなってしまうのはなぜなのでしょうか。

1-2.　まずは、しっかりと会議終了時に決定事項の確認をしよう

真っ先に考えられる原因が、会議の中で決定事項が確認されていなかったということでしょう。「当たり前のことがなぜできないのか」と感じられる方も多いかもしれませんが、実は、想定以上に決定事項が終了時に確認できている会議は少ないと感じています。会議が終わる段階で、参加者にその場で決まった決定事項を確認することができれば、まずは、良いレベルと言うことができます。

決定事項を会議終了時に確認することで

1. 何が決定事項かを明確にできる
2. 誰が、いつまでにやるのかを明確にできる
3. 決定事項の中身について、認識に違いがあれば確認できる

出席者全員の合意のもと、重要タスクの基本情報・納期・責任者が正しく割り振られる。これらをきちんと守ることが適切な組織の連携に欠かせません。ただし、決定事項の確認と納期設定だけでは、確実に実行していく上では、大きなリスクが潜んでいるのです。

1-3.　決定事項の確認だけでは不十分。「決定事項の管理方法」を作ろう

「会議の場できちんと納期を設定したはずなのに、いざ確認すると進捗が遅れていて、期限に間に合わないという報告が来た・・・」。こうなってしまっては取引先にも迷惑が掛かり、会社としても成果が実現できないリスクが発生します。「部下がもっと早めに報告してくれさえいれば・・・！」と言いたくなるところですが、ここは、人の意識の問題にするのではなく、仕組みの問題として捉えてみましょう。部下の意識が低くて実行できないリスクがあるのでは、正直マネージャーとしては管理が大変ですので、仕組みで管理したいところです。

そこで、単に決定事項と納期だけを確認するのではなく、決定事項の進捗を報告する仕組みまで会議の場で確認してしまおうというのが、「マネジメントサイクル」の発想です。「マネジメントサイクル」とは、「何を」、「いつまでに」だけではなく、「何を」、「どの頻度で」、「どのツールを使って」、「誰に報告するのか」という項目について、会議の参加者と合意することです。

1-4.　マネジメントサイクルとは

ちょっと、難しくてよく分からないと感じられた方には、シンプルに表現すると、決定事項の確認タイミングを納期だけではなく、納期にいたる中間段階で確認するようにしようという事です。シンプルですが、この発想があるだけで確実に実行力は高まります。決定事項の管理の仕組みまで会議の場で共有しておくことで、もし進捗に遅れが出てしまったときでも、早めに軌道修正を行うことができます。会議とは「決定事項」を確認するだけでなく、「決定事項の管理方法」も確認する場なのです。